Привет, всем, как Ваши дела? С вами снова я — Евгения Сергеевна, рассказываю, показываю свой большой опыт в юридическом поле, мой опыт небольшой, всего 8 лет, и все равно смогу быстро Вам помочь, а если потребуется проконсультируюсь у своих коллег и сейчас рассмотрим и узнаем о — Удержание с компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении. Есть возможность, что по какой-то причине в Вашем городе может не быть профессиональных юристов/нотариусов/адвокатов, тогда сможете написать свой вопрос, и по мере возможности смогу ответить всем. А лучшее решение будет для Вас узнать в комментариях у постоянных посетителей/читателей, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделяться с Вами его решением.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент Вашего прочтения, законы очень быстро обновляются, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в социальных сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

Выпускник технического университета Птичкин П. Н. устроился на вертолетный завод 01.07.2021, а в январе 2021 года получил право уйти в отпуск (абз. 2 ст. 122 ТК РФ) и воспользовался этой возможностью. Длительность его отпуска составила 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Когда появляются неотработанные отпускные?

В отношении начисленных на сумму неотработанных отпускных страховых взносов необходимо отметить, что основания в их пересчете отсутствуют — они начислялись в рамках трудовых отношений. Правомерность их учета в составе налоговых расходов чиновниками Минфина не оспаривается (письмо от 23.04.2021 № 03-03-05/85).

Налоговые нюансы прощения отпускного аванса

Последовательность действий в этой ситуации следующая: от даты окончания отпуска отсчитываются неотработанные дни, и определяется, сколько дней попадает на временной отрезок после повышения зарплаты (а сколько до этого события). Среднедневной заработок для этих периодов будет разным из-за применения корректирующего коэффициента.

Обязать сотрудника доработать пропущенные дни и не увольняться вы не можете. А бухгалтеру важно знать, как в таком случае правильно удерживать денежные средства и в каком размере, что можно удерживать и что нельзя, как быть с налогами и НДФЛ.

Ограничения по величине удержания

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск возникает с началом рабочего года (не следует его путать с календарным годом). Так, если работника принимают на работу 1 октября 2021 года, то его рабочий год — с 1 октября 2021 года по 30 сентября 2021 года.

Если работодатель не может удержать (проводки)

  1. Если работник отказывается от перевода на другую работу, необходимую ему в соответствии с медицинским заключением (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). При расторжении трудового договора по этому основанию работодатель не имеет права удерживать неотработанные дни отпуска.
  2. В случае ликвидации организации (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
  3. В ситуации сокращения численности штата (п. 2 ч. 1 ст.81 ТК РФ).
  4. При смене собственника имущества организации — только в отношении руководителя организации, его заместителей и главбуха (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
  5. В случае призыва работника на военную службу (п. 1 ст. 83 ТК РФ).
  6. При восстановлении на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ст. 83 ТК РФ).
  • отказ от перевода на другую работу в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (части 3 и 4 ст. 73 настоящего кодекса) — п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ;
  • ликвидация организации либо прекращение деятельности ИП — п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ;
  • сокращение численности или штата работников организации, ИП — п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ;
  • смена собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера) — п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ;
  • призыв на военную службу или направление работника на альтернативную гражданскую службу — п. 1 ст. 83 ТК РФ;
  • восстановление работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению ГИТ или суда — п. 2 ст. 83 ТК РФ;
  • признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ — п. 5 ст. 83 ТК РФ;
  • смерть работника либо работодателя-ИП, а также признание судом работника либо работодателя-физлица умершим или безвестно отсутствующим — п. 6 ст. 83 ТК РФ;
  • наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и др.), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации — п. 7 ст. 83 ТК РФ.

При получении заявления об увольнении задача бухгалтера состоит в том, чтобы произвести с работником окончательный расчет в последний день его работы. Но нередко возникают ситуации, когда работодатель предоставляет работнику отпуск авансом за неотработанные дни или оплачивает обучение сотрудника. Кроме того, за работником может числиться долг по возмещению материального ущерба. Вправе ли работодатель удержать перечисленные затраты при увольнении работника? В каком размере допустимо сделать это? Какие ошибки чаще всего совершают работодатели при удержании указанных средств? Подробнее об этом читайте в нашей статье.

Когда можно, а когда нельзя удержать неотработанные дни отпуска из зарплаты

  1. в счет возмещения вреда;
  2. в связи со служебной командировкой, с переводом, приемом или направлением на работу в другую местность;
  3. в связи с изнашиванием инструмента, принадлежащего работнику;
  4. выданных организацией в связи:
  • с рождением ребенка;
  • с регистрацией брака;
  • со смертью родных.
  1. За целый отпуск, если сотрудник отработал 11 и более месяцев или отработал более 5,5 месяцев и был уволен в связи с ликвидацией компании-работодателя, призывом на воинскую службу, признанием непригодным по медпоказаниям.
  2. Пропорционально фактически отработанному времени.

Когда действует запрет на удержание отпускных

В том случае, если размер переплаты отпускных при произведении окончательного расчета с сотрудником при увольнении превысит максимально допустимую сумму, тот может в добровольном порядке погасить возникшую задолженность. Возврат может быть сделан путем внесения наличности через кассу предприятия или перечисления на его текущий счет в банке.

Порядок удержания отпускных при увольнении

  1. Для расчета показателя ДОС необходимо разделить на 12 положенное по закону или трудовому договору количество отпускных дней за рабочий год (минимум — 28 дней). Затем получившееся значение следует умножить на количество фактически отработанных месяцев. Если полученное количество дней оказалось дробным числом, то оно округляется в пользу сотрудника (письмо Минздравсоцразвития «О порядке определения количества отпускных дней…» от 07.12.2021 № 4334-17).
  2. ЗСД рассчитывается в порядке, определенном ч. 4 ст. 139 кодекса, с учетом поправки на фактически отработанное время, если оно не достигает 12 месяцев (п. 6 положения, утв. правительственным постановлением «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» от 24.12.2021 № 922).
Интересное:  Права матерей одиночек по трудовому кодексу

За эту версию, к которой склоняется большинство экспертов, говорит и исключение из налоговой базы по ЕСН сумм, начисленных работнику за неиспользованный отпуск. Ведь удержание за неотработанный отпуск зеркально по отношению к ситуации начисления компенсации за неиспользованный отпуск.

Если работник добровольно (но без принуждения) готов внести наличные средства в кассу организации, то отражаются они в бухгалтерском учете в таком порядке, который определен в письме Минфина России от 20.10.2021 № 07-05-13/10 (см. далее).

Налогообложение удержанных за неотработанный отпуск сумм

Предусмотренные данной нормой ограничения при удержаниях за неотработанный отпуск, по мнению автора, не должны применяться. Законодатель, как следует из абзаца 5 части 2 статьи 137 ТК РФ, не ограничивает работодателя каким-либо процентным лимитом, а однозначно указывает на допустимость удержания долга в размере всех неотработанных дней. То есть действует специальная норма абзаца 5 части 2 статьи 137 ТК РФ, а не общая (ст. 138 ТК РФ).

  • Д20 (или 26, 44) – К70/Зарплата – начислен доход за последний отработанный месяц;
  • Д70/Зарплата – К68/НДФЛ – удержан НДФЛ с зарплаты за последний месяц;
  • Д20 (или 26, 44) – К70/Отпуск, сторно – откорректированы расходы на сумму «авансовых» отпускных;
  • Д70/Отпуск – К68/НДФЛ, сторно – откорректирован подоходный налог с «авансовых» отпускных;
  • Д70/Зарплата – К70/Отпуск – удержана из зарплаты часть авансовых отпускных;
  • Д70/Зарплата – К50 (или 51) – выдача заработной платы при расчете уволенного работника за минусом удержания;
  • Д50 (или 51) – К70/Отпуск – работник добровольно вернул часть «авансовых» отпускных.

Работник не обязан возвращать отпускные в полной сумме, даже если условие об обязательном возмещении переплаты по «неотработанным» отпускным включено в локальный акт (трудовой, коллективный договор и т.п.). Поскольку это противоречит статье 9 ТК РФ и ухудшает положение работников, применению такие локальные нормы не подлежат.

Удержание за отпуск.jpg

Средний заработок для дальнейших расчетов равен значению, которое было основой для начисления авансовых отпускных. Сумма, подлежащая взысканию, определяется путем перемножения среднедневной зарплаты с количеством дней неотработанного отпуска.

Обратите внимание. При расчете суммы, подлежащей удержанию, нужно учитывать среднедневной заработок, по которому ранее исчислялись отпускные. Определять среднедневной заработок, исходя из расчетного периода, предшествовавшего дню увольнения, нельзя. Ведь при таком подходе может получиться, что с работника будет удержано больше (или меньше), чем сумма отпускных, которую он получил.

Можно ли взыскать переплату через суд, если работник не согласен вернуть задолженность?

В предыдущей статье Альбина Островская, ведущий налоговый консультант консалтинговой компании «Такс Оптима», рассказала, в частности, о том, как безошибочно рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, которая полагается увольняющемуся сотруднику, и заплатить с этой суммы налоги. На этот раз речь пойдет о ситуации, когда работник, решивший уйти из компании, взял отпуск авансом и не отработал эти дни.

Как преодолеть ограничение по сумме удержания из зарплаты работника

В некоторых ситуациях работодатель вовсе не сможет реализовать свое право на удержание. Например, увольняется сотрудница, которая находится в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. В этом случае к моменту увольнения у нее не будет зарплаты, из которой можно было бы удержать излишне выплаченные отпускные. Соответственно, компания не сможет применить статью 137 ТК РФ.

Свой первый отпуск работник может использовать полностью уже через полгода, забирая его часть авансом. При увольнении удержание за неотработанные дни отпуска происходит на основании ст. 137 ТК РФ. Порядок вычетов из компенсационной суммы при расторжении договора в некоторых случаях не позволяет уменьшать начисления на размер аванса. Бухгалтерия обязана сделать расчет излишне начисленных отпускных, но не всегда удаётся их изъять.

Неотработанный отпуск

Перед тем как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении, бухгалтер выясняет, какую часть долга можно вычесть из заработной платы сотрудника. Если размер аванса за отдых составляет меньше 1/5 величины компенсации при расторжении контракта, а других вычетов не имеется, то проблем нет: необходимую сумму удерживают полностью. При недостаточной заработной плате можно пойти следующими путями:

Порядок удержания аванса

Приказ на удержание из заработной платы сотрудника выплаченной суммы на его отдых издаётся в течение месяца, исчисляемого со дня окончания срока на возврат. Специальной формы у документа нет, но в него включаются следующие сведения: фамилия и должность сотрудника, количество предоставленных авансом дней отпуска, сумма задолженности за неотработанный период, из каких средств будет осуществляться удержание. С приказом служащего знакомят под расписку. Чтобы правильно рассчитать размер излишне выплаченных отпускных средств, применяют формулу: Σ=(ФД―СД)*СЗ, где:

Что касается ситуации с компенсацией за отпуск, то распространенной ошибкой является суммирование всех выплат гражданину и подача одного бланка. Как отмечалось выше, это разные виды дохода, поэтому необходимо их фиксировать отдельно.

Рассмотрим, как будут выглядеть расчеты суммы НДФЛ с компенсации за неиспользованный отпуск. Допустим, сотруднику перечислена заработная плата в 30 000 рублей за последний отработанный период и выплата за ежегодный отдых:

Сроки перечисления

Принцип расчета суммы выплаты основан на умножении количества не взятых отпускных дней на среднедневной доход гражданина. Таким образом, чтобы определить размер перевода, необходимо иметь базовую информацию и о заработной плате, и о предыдущих отпусках.

Вариант 1. Договориться с работником о добровольном возврате переплаченной суммы отпускных путем внесения в кассу или перечисления на расчетный счет организации (письмо Минфина России от 25.10.2021 № 03-03-06/1/658).

Процедура увольнения в таких ситуациях не отличается от общего порядка. Так, работодатель в день увольнения должен произвести с работником полный расчет (если ему причитаются какие-то выплаты). Что касается удержаний из заработной платы, то при увольнении работника до окончания рабочего года работодатель может (но не обязан) удержать из заработной платы сумму отпускных за неотработанные дни отпуска (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ), за исключением случаев, когда такое удержание запрещено.

ВАЖНО!

Если суммы, возвращенные работником добровольно или удержанные в судебном порядке, ранее были учтены организацией в составе расходов на оплату труда для целей налогообложения прибыли, то их следует отразить в качестве внереализационных доходов на основании ст. 250 НК РФ (письмо Минфина России от 03.12.2021 № 03-03-05/224).

Для расчета среднедневного заработка из расчетного периода исключают время и начисленные за это время суммы, если сотрудник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты. Например, находился в отпуске, в том числе без содержания, или на больничном. Выплаты за такие периоды при расчете компенсации не учитывают, дни неполного месяца считают так: 29,3 делят на количество дней в соответствующем месяце и умножают на разницу между количеством дней в месяце и количеством дней, когда работник отсутствовал. Если работник в марте брал отпуск на неделю, кадровик в расчете компенсации учтет 22,68 дня, а не 31:

Интересное:  Согласие администрации о подключении газа

Расчет среднего дневного заработка

Сотрудникам, которые проработали на одном месте больше 11 месяцев, но меньше года, положена компенсация за полный год. Если работник отработал более 5,5, но меньше 12 месяцев и организация-работодатель ликвидируется, при увольнении ему также должны начислить компенсацию за неиспользованные дни отпуска за целый год.

Как получить больше отпускных при увольнении

Стандартный оплачиваемый отпуск — 28 календарных дней в год. За каждый отработанный месяц работнику положена компенсация в размере 2,33 дня оплачиваемого отпуска. Чтобы посчитать, сколько неиспользованных дней у сотрудника, нужно знать стаж — разницу между датой приема на работу и датой увольнения. Из стажа вычитают количество календарных дней отпуска, которые работник уже использовал.

В ситуации, если гражданин Н. проработал в организации не полностью год, а например, только с августа 2021 г. по май 2021 г. и средний заработок его не превышал 30 тыс. р. расчет денежного возмещения будет выполняться по следующему алгоритму:

Чтобы определить ежедневный средний заработок для работника Н. следует сначала разделить его средний годовой доход на 12, а затем получившееся значение еще на коэффициент 29,3 (среднее кол-во дней, когда отработан полный рабочий месяц). Таким образом, искомое значение составит 1023 р./день. Отсюда компенсация, на которую вправе претендовать сотрудник за неиспользованный отпуск составляет 1023*28= 28644 р.

Как рассчитать количество дней отпуска, на которые имеет право работник

  1. Отдел кадров смотрит, оформлял ли сотрудник Н. отпуск в 2021 г. Если таковой был, то эти дни исключают из компенсации.
  2. Рассматривается количество отработанных месяцев – в представленном примере это 10.
  3. Определяется общий доход за рассматриваемый период, из расчета за 10 мес. – 300 тыс. р.
  4. Устанавливается количество дней, которое по закону должны предоставить за отработанный период в качестве отпуска. Из расчета 10 месяцев – это 23,3 дня.
  5. Рассчитывают положенное количество дней 29,3* 10= 293, к которому прибавляют 29,3 / 28, а получившееся значение вновь умножают на 28 дней. В итоге получают 322,3 календарных дня.
  6. Последнее действие – непосредственно расчет самой компенсации: (300 тыс./322,3)*23,3= 21688 р.

Очень многое в вопросе, как удержать деньги за отпуск, зависит от того по каким причинам увольняется работник. Не всегда факт использования дней отдыха авансом при увольнении способен повлечь за собой лишение человека его выплат. Выделяют некоторое количество обстоятельств, которые формируют запрет на рассматриваемые действия. К ним могут относиться как определённые виды причин увольнения, так и форс-мажорные ситуации, не позволяющие лишить человека его средств.

Запрет на удержание

Удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск не может быть осуществлено без причин и только по решению работодателя. Именно поэтому удержание за неотработанный отпуск будет происходить только при наличии тех обстоятельств, которые предполагает непосредственно закон. Отпускные при увольнении рассчитываются всегда, если человек не использовал дни отдыха. Обратный принцип действует в случае, когда лицо тратит отпуск авансом. Здесь также будет засчитываться каждый день до момента, пока человек не решит уволиться.

Основания для удержания

  1. Удержание в счёт ранее выданного сотруднику аванса. Его выплата происходит с учётом заработной платы, но при увольнении без отработки такого аванса денежные средства будут вычтены в пользу работодателя.
  2. Удержание для погашения ранее предоставленного аванса, который должен был быть использован в рабочих целях, например, для командировки, но в итоге реализован не был. В редких случаях деньги возвращаются сразу. Обычно работодатель оставляет предоставленные средства у сотрудника, а в дальнейшем вычитает необходимую сумму из зарплаты.
  3. Удержание в результате ошибок, ранее совершённых при выплате сотруднику денежных средств. Сюда также можно отнести возврат денег работодателю, когда тот выплатил сотруднику средства в результате спора при увольнении, но комиссия признала работника виновным в этом споре.
  4. Удержание в случае использования человеком отпуска, который не был отработан полностью в соответствующий год. Здесь также важно установить точное количество дней, которые были использованы авансом.

Каждому работнику сейчас положено минимум 28 дней отдыха в год (ст.115 ТК РФ). Отдельным категориям трудящихся причитаются дополнительные отпускные дни (например, за ненормируемый режим труда, работу в тяжелых, сложных опасных условиях и т.д.). Их разрешается использовать по усмотрению персонала в любое удобное время.

Принципы исчисления отпускных

Трудовой кодекс (ст.122 ТК РФ) гласит, что право на отдых появляется у сотрудника после 6 месяцев работы в компании. По согласованию с руководителем он может отправиться в отпуск раньше. такой же преференцией пользуются отдельные категории сотрудников, например, беременные женщины (им для досрочного ухода в отпуск даже согласие нанимателя не требуется).

Основания для появления неотработанных отпускных дней

Перед составлением приказа на отпуск специалист кадровой службы определяет, сколько дней отдыха положено сотруднику, исходя из его персонального трудового года. При этом кадровик руководствуется следующими правилами:

Все сказанное выше в отношении удержанных сумм отпускных за неотработанные дни справедливо и для ситуации, когда работник добровольно возвращает долг. То есть компания должна провести корректировку отпускных в периоде их начисления и представить за этот период уточненный расчет 6-НДФЛ.

Как уже было сказано, в периоде выплаты отпускных компания правомерно включила всю их сумму в расходы на оплату труда. И если работник возвращал долг и у компании в связи с этим возникал внереализационный доход, оснований для исключения суммы отпускных за неотработанные дни из состава расходов не было.

НДФЛ и страховые взносы

Обратите внимание: исключать из расходов страховые взносы, начисленные на невозвращенные суммы отпускных за неотработанные дни, не нужно. В своих письмах Минфин России неоднократно разъяснял, что ст. 270 НК РФ не содержит запрета на учет в расходах страховых взносов, начисленных на выплаты и вознаграждения, которые не признаются расходами в целях главы 25 НК РФ (письма от 21.10.2021 № 03-03-06/1/61454, от 09.06.2021 № 03-03-06/1/27634, от 15.07.2021 № 03-03-06/1/27562).